6 thói quen làm việc của những nhà lãnh đạo giỏi giao tiếp

6 thói quen làm việc của những nhà lãnh đạo giỏi giao tiếp

6 thói quen dưới đây có thể giúp tất cả mọi người, đặc biệt là với các nhà lãnh đạo cải thiện khả năng giao tiếp của bản thân.

Ảnh minh họa. Nguồn: Getty Images.

Trong thời đại mà các bê bối và tranh cãi hoặc khủng hoảng truyền thông có thể gây ảnh hưởng không nhỏ đến doanh nghiệp, thì không chỉ bộ phận truyền thông mà bản thân các nhà lãnh đạo phải là những người giỏi giao tiếp và biết cách quản trị khủng hoảng.

Vậy làm thế nào để các nhà lãnh đạo giao tiếp hiệu quả với nhân viên, với các kênh truyền thông và trau dồi cho mình những kỹ năng xử lý khủng hoảng truyền thông?

Những chia sẻ dưới đây của Marcel Schwantes (một diễn giả, huấn luyện viên kiêm cố vấn về lãnh đạo) trên chuyên trang khởi nghiệp Inc.com sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.

1. Sử dụng "chúng ta" thay vì "tôi"

Là một nhà lãnh đạo, bạn có thể không ý thức được tầm quan trọng của ngôn ngữ. Nó có thể giúp xây dựng nhưng cũng có thể phá hủy đội nhóm của bạn.

Ví dụ trong một số trường hợp khi lãnh đạo nói "Tôi muốn điều này được thực hiện như thế này" hoặc "Tôi cần bạn làm việc này cho tôi" sẽ khiến cho cấp dưới cảm thấy bị áp đặt hoặc nghĩ "sếp" hách dịch.

Trong khi đó, nếu dùng từ "chúng ta" ý nghĩa có thể khác đi nhiều và khiến người nghe cảm thấy thách thức hoặc vấn đề nêu ra là mối bận tâm hay trách nhiệm của cả người nói và người nghe.

Nó cũng khiến người nghe cảm thấy tinh thần gắn kết hơn. Ví dụ: "Chúng ta cần tìm ra hệ thống giải pháp hoạt động hiệu quả hơn".

2. Hãy trung thực triệt để

Những năm gần đây, Johnsonville Sausage đang vươn lên khẳng định vị thế thương hiệu xúc xích số 1 tại Mỹ, một phần là nhờ Khi năng lực của đội ngũ lãnh đạo được cải thiện.

Johnsonville đã phát hiện ra rằng việc nâng cao kỹ năng giao tiếp cho đội ngũ lãnh đạo có tác động rất quan trọng đối với sự phát triển của công ty. Do đó, đội ngũ nhân sự của công ty đã tổ chức một khóa đào tạo dưới dạng các buổi trò chuyện trung thực về các vấn đề mà công ty đang gặp phải và giải pháp xử lý chúng để cải thiện kết quả kinh doanh của toàn công ty.

Kết quả thật ấn tượng. Các nhóm đều báo cáo rằng họ đã tương trợ và đoàn kết tốt hơn, các thành viên trong nhóm đã tìm ra những cách mới để giúp đỡ lẫn nhau. Đội ngũ bán hàng cũng đã sử dụng những gì họ học được để cải thiện triệt để các tương tác với khách hàng.

3. Trước tiên phải biết lắng nghe

Giao tiếp hiệu quả không phải chỉ có nói mà còn phải biết lắng nghe. Các nhà lãnh đạo tuyệt vời thường lắng nghe chăm chú câu chuyện của người khác, đặt câu hỏi và khuyến khích trao đổi để hiểu sâu và cặn kẽ vấn đề.

Trong khi đó, các nhà lãnh đạo kiêu ngạo thường khó chế ngự được tiếng nói bên trong họ để lắng nghe các tiếng nói khác, bởi vì họ nghĩ rằng họ luôn luôn đúng.

Tất nhiên, các nhà lãnh đạo tài năng cũng có những quan điểm bên trong họ nhưng họ không cần phải nói hết ra để người khác hiểu ý của họ.

Cựu CEO của Popeye's Louisiana Kitchen, Cheryl Bachelder từng nói rằng: "Sự khác biệt lớn nhất của một nhà lãnh đạo tôn trọng người khác là khả năng lắng nghe. Khi bạn lắng nghe, bạn có thể nghe thấy sự phản đối, lo lắng và sợ hãi của mọi người - và bạn cũng sẽ nghe thấy các giải pháp".

4. Tránh các ẩn dụ tiêu cực và sáo rỗng

Một số nhà lãnh đạo thường chèn các từ ngữ ẩn dụ hùng hồn, thậm chí bạo lực vào các phát ngôn của họ để làm cho người nghe cảm thấy như họ đang chuẩn bị sẵn tâm thế chiến đấu.

Tuy nhiên, họ không ý thức được rằng những từ ngữ đó có thể gây tổn thương cho một số người và chỉ chứng tỏ họ là người ưa hơn-thua, đặt cái tôi của bản thân và lợi ích cá nhân lên trên sự hợp tác, đoàn kết và vui vẻ mà thôi.

Thay vào đó, hãy chọn những từ ngữ chân thành và tích cực để giành được sự tôn trọng của toàn đội.

5. Đặt lại mục tiêu khi có những thay đổi

Các chiến lược thường phải thay đổi để thích ứng với môi trường kinh doanh luôn thay đổi. Do đó, các mục tiêu cũng phải được thiết lập lại.

Mặc dù, rất dễ để đổ lỗi cho các thành viên trong nhóm vì đã không cân bằng được mục tiêu nhưng bản thân các nhà lãnh đạo cũng phải có trách nhiệm trong việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến mục tiêu và có những điều chỉnh hợp lý khi có những thay đổi. Đây là điều có thể sửa chữa dễ dàng nếu thường xuyên giao tiếp nhiều hơn và rõ ràng hơn.

6. Hãy cởi mở hơn với phản hồi tiêu cực

Chúng ta thường ngại đưa ra các phản hồi tiêu cực để tránh xung đột, bị ghét hoặc bị phủ thuận. Điều đó là rất bình thường. Và nếu bạn phải đưa ra phản hồi tiêu cực về hiệu suất hay một hành vi cụ thể, hãy khéo léo dẫn dắt bằng các ví dụ chi tiết và đặt câu hỏi để làm rõ thêm.

Các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, nhiều nhân viên thường không nhận được đầy đủ các phản hồi tích cực từ người quản lý của họ. 

Do đó, nếu bạn là một người lãnh đạo hãy thường xuyên cho cấp dưới biết các đánh giá của bạn về cách họ thực hiện các mục tiêu, hiệu suất công việc cũng như những hạn chế để họ cải thiện và đóng góp vào các mục tiêu lớn hơn của công ty. Điều này sẽ mang lại ý nghĩa và mục đích cho công việc của họ.

Kiều Châu (Bizlive)